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Pour ne pas égarer des informations stratégiques, les entreprises doivent archiver leurs documents sur des supports numériques. Mais avant, il faut procéder à la saisie des données. Opter pour l’externalisation, c’est faire le choix de la sécurité et d’une meilleure organisation.
Une méthode toute trouvée pour améliorer la qualité des données
Au premier abord, la saisie de données est une tâche simple et mécanique, mais dans la pratique, c’est une activité qui prend énormément de temps. A cet aspect technique s’ajoute le côté financier qui grève le budget des sociétés. Et pourtant, les documents sont essentiels dans la vie de l’entreprise et doivent être traités et gérés comme il faut. C’est la raison pour laquelle un nombre croissant d’entreprises optent pour l’externalisation de la saisie de données. C’est valable que ce soit pour les factures et les pièces comptables ou pour les documents administratifs. La tâche est prise en charge par une équipe de professionnels disposant des moyens humains et technologiques nécessaire, ce qui offre une garantie de sécurité non négligeable.
Par ailleurs, recourir à l’externalisation de la saisie de données permet de bénéficier d’une prestation modulable en fonction des besoins de l’entreprise. Parce qu’un prestataire est habitué à traiter de gros volumes de données, il pourra s’adapter aux spécificités des documents et à l’ordre de priorité de l’entreprise cliente. La plupart du temps, une agence d’externalisation est basée dans un pays où le coût de la main d’œuvre est plus compétitif qu’en France, ce qui permet de faire des économies d’échelle substantielles, pour le plus grand bénéfice de l’équilibre financier de l’entreprise. Mais avant de conclure un contrat de prestation, le réflexe à adopter est de s’informer au maximum sur le prestataire, notamment en contactant ses références.
Une exploitation optimale des données et une meilleure organisation
Vous n’êtes certainement pas sans savoir que les données recueillies, saisies, croisées et archivées sont utiles à votre entreprise pour diverses questions stratégiques. En effet, ces données vous permettent d’améliorer votre approche clientèle et de mieux suivre vos prospects. Au fil du temps, vous pourrez affiner votre stratégie marketing et rendre plus confortable l’expérience de l’achat. Tous ces aspects justifient aussi le recours à l’externalisation dont la finalité est d’obtenir des données de qualité et exploitables.
Souvent expérimentée, une agence d’externalisation de saisie de données peut vous accompagner dans l’interprétation des données qu’elle traite. Son activité est régie par le secret professionnel, et est conforme au Règlement général sur la protection des données (RGPD) qui est une obligation légale pour les entreprises s’adressant au marché européen. Enfin, faire appel à un prestataire vous permet de vous consacrer pleinement à votre activité principale.